Dịch vụ Chuyển văn phòng: Cần bao nhiêu thời gian chuẩn bị

Dịch vụ Chuyển văn phòng: Cần bao nhiêu thời gian chuẩn bị

Nhiều người có suy nghĩ, chuyển văn phòng cũng giống như chuyển nhà. Song trên thực tế thì chuyển văn phòng cần nhiều thời gian chuẩn bị hơn và vất vả hơn và rất cần đến sự hỗ trợ của các công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng.

Cần 3 tháng để bạn chuyển văn phòng một cách tối ưu

1.     Nhiều nguyên nhân khiến công ty bạn bắt buộc phải chuyển văn phòng

-          Văn phòng hiện tại quá chật chội trước sự gia tăng của nhân viên khi công ty ngày càng phát triển

-          Chuyển văn phòng mới đến một vị trí đẹp hơn để thuận lợi cho việc kinh doanh, buôn bán.

-          Văn phòng thuê hết hạn hợp đồng và chủ nhà thì lấy lại

-          Công ty thu nhỏ kinh doanh và cần di chuyển đến một mặt bằng hợp lý hơn.

-          Một số chủ doanh nghiệp tin vào phong thủy thì cho rằng chuyển văn phòng sẽ phát tài hơn.

-          Và còn nhiều lý do khác

2.     Cần ít nhất 3 tháng để chuyển văn phòng

Nếu như với chuyển nhà, bạn cần khoảng 2 tháng thì với chuyển văn phòng, mọi việc lại hoàn toàn khác, bạn cần ít nhất 3 tháng đối với những văn phòng nhỏ hoặc từ 6 – 8 tháng với những văn phòng lớn. Và nếu bạn là giám đốc, chủ sở hữu doanh nghiệp thì việc chuẩn bị càng sớm mọi thứ thì càng tốt.

-          Lựa chọn và thu thập tất cả các thông tin về không gian văn phòng mới, đặc biệt là bản thiết kế để bạn bắt đầu lên ý tưởng cho việc sắp xếp một không gian mới cho tất cả nhân viên. Xác định những thành phần tối quan trọng cho một văn phòng đó là ổ cắm điện, dây mạng,…

-          Thêm những tiện ích từ văn phòng mới: như không gian tiếp khách rộng hơn, có chỗ nghỉ trưa, tập thể dục cho nhân viên. Sơn mới văn phòng, đặt logo sao cho bắt mắt, phù hợp  -  điều này có thể thực hiện, nếu bạn đã là chủ sở hữu của mặt bằng văn phòng mới này rồi. Tuy nhiên nếu chưa thì bạn cần có một sự chắc chắn về (như giấy tờ) về việc bạn sẽ là chủ sở hữu của chúng sớm hay muộn. Và bạn cần vẽ ý tưởng về văn phòng mới trong đầu cũng như trên giấy.

-          Thông báo cho nhân viên biết về kế hoạch chuyển văn phòng và đảm bảo rằng sẽ không có một sự xáo trộn về tâm lý (lo lắng hay căng thẳng) về việc di chuyển này để yên tâm làm việc.

-          Hơn nữa bạn cũng nên yêu cầu nhân viên tự mình thu xếp đồ đạc cá nhân của mình tại bàn làm việc của 1 ngày trước khi dịch vụ chuyển văn phòng đến để tạo thuận lợi cho nhiều bên: nhân viên, công ty và nhân viên vận chuyển.

-          Bạn cần tham khảo giá khoảng 3 công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng khác nhau để chắc chắn bạn thuê được một công ty với mức giá tốt nhất

-          Nếu văn phòng của bạn có quy mô từ trung bình đến lớn thì rất cần thiết giao nhiệm vụ cho từng trường phòng giữ trọng trách giám sát đồ đạc được chuyển đi và chuyển đến.

-          Thuê dịch vụ lắp đặt điện, điện thoại, mạng máy tính ở văn phòng mới – điều này là cực kỳ cần thiết để mọi người có thể làm việc ngay sau khi lắp đặt các thiết bị văn phòng xong.

3.     Đừng quên một công việc tối quan trọng

Đừng vì bận rộn với việc di chuyển các thiết bị văn phòng mà quên thông báo với cơ quan thuế và các khách hàng thường xuyên giao dịch với bạn rằng bạn đã chuyển văn phòng mới.

Hãy thông báo với khách hàng để đảm bảo việc bạn không bị mất mối làm ăn khi mà mọi thư từ liên lạc, hợp đồng kinh doanh đều được gửi theo địa chỉ cũ. Việc thông báo này nên thực hiện bằng nhiều hình thức: gửi thư, gửi fax, email, gọi điện cho bộ phận có liên quan,…

Do đặc thù của văn phòng nên việc chuyển văn phòng thường phải tìm đến sự hợp tác của các công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng (trừ trường hợp đây là công ty chuyển nhà.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về việc dịch vụ chuyển văn phòng: giá cả, cách vận chuyển, thanh toán, sự khuyến mãi,…. Hãy liên lạc với dịch vụ chuyển nhà Thành Hưng Phát để nhận được những tư vấn chính xác, khách quan nhất.